La gestión de riesgos de un proyecto en 4 pasos

La gestión de riesgos no es algo fácil de asimilar ni de trabajar.  Somos más dados a la improvisación. Sin embargo, en la herramienta que os describo en este post, encontré yo un gran aliado para trabajar la gestión de riesgos de mis proyectos.

Se trata de una plantilla excel sencilla que te guiará para identificar riesgos importantes, evaluar su seriedad, definir acciones preventivas para evitar que los riesgos ocurran y acciones de contingencia en caso de que el riesgo se acabe materializando.

¿Cómo utilizarla?

1. Reúne a un equipo multidisciplinar para poner en común los riesgos que ve cada uno. Recógelos en la columna «Descripción del riesgo + Impacto»
2. Describe la causa del riesgo (si el riesgo es una inundación, la causa es la lluvia o desbordamiento de un río, por ejemplo)
3. Asigna un número al riesgo para poder identificarlo: 1,2,3,4,5, etc.  y el área/departamento/equipo del proyecto afectada por dicho riesgo (ingeniería, calidad, diseño, producción, etc.)

1. Una vez tienes todos los riesgos debidamente identificados, evalúa (del 1 al 5) el EFECTO que tendría en el plan del proyecto, el esfuerzo, coste y calidad del resultado si el riesgo se materializara.
2. Evalúa la PROBABILIDAD de que este riesgo suceda, también del 1 al 5.
3. Prioriza los riesgos en función de la SERIEDAD de los mismos.  La seriedad, en la plantilla se auto-calcula como la multiplicación del mayor valor de «Efecto» que te haya salido y la «Probabilidad». Los riesgos más serios serán los más prioritarios.

Cuando pienses que algo puede pasar, antes de reaccionar y llevarte las manos a la cabeza piensa en el Efecto que tendría que eso pasara y la Probabilidad de que ocurra.  Prepararse para una catástrofe que es prácticamente imposible que ocurra no es muy inteligente, ¿verdad?

Si manejas un portafolio de proyectos, podrás compararlos en función de su nivel de riesgo haciendo uso del valor global de riesgo del proyecto en la celda L7.

Una vez tengas los riesgos priorizados, ni que decir tiene que deberás centrarte en los más serios. Para estos deberás definir con el equipo multidisciplinar dos tipos de acción:

1. Acción preventiva. Qué podéis hacer para evitar que el riesgo se materialice o reducir su probabilidad o impacto
2. Acción contingencia. En caso de que se produjera la situación de riesgo, ¿qué haríamos? Junto a la acción de contingencia deberemos definir cual es el desencadenante de esta acción (el trigger).

PASO 4: REALIZA REUNIONES DE SEGUIMIENTO PERIÓDICAS

Como esto no es una acción puntual en un proyecto sino que esta reunión de expertos debe realizarse periódicamente para revisar el estado de las acciones puestas en marcha, re-evaluar el impacto y probabilidad de ocurrencia de los riesgos (que variará por el simple hecho de realizar acciones preventivas ), deberán definirse y hacer seguimiento de una serie de puntos:

• Fecha límite para poner una determinada acción en marcha
• Responsable de la acción
• Estado de las acciones definidas
• Notas de progreso con las anotaciones de los avances puestos en común durante las reuniones de seguimiento de la gestión de riesgos del proyecto.

A medida que el equipo vaya realizando acciones preventivas, la seriedad de los riesgos, y por ende del proyecto, irá disminuyendo. Pero no olvides que en cada reunión de revisión deberéis evaluar si han aparecido nuevos riesgos. Algunos de ellos pueden aparecer por el simple hecho de haber puesto acciones preventivas para otros riesgos en marcha…